La comunicación escrita
La habilidad para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una competencia necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización.
Un escrito eficaz puede contribuir a optimizar el proceso de toma de decisiones o a mejorar la comprensión sobre, por ejemplo, el estado que guardan ciertos asuntos, los requerimientos entre sectores, el desempeño de un área durante la aplicación de un programa, o para la consecución de objetivos claros de cara al exterior de la empresa.
Tipos de comunicación usados más frecuentemente en la empresa.
1. Memorando: El memorando es un documento que se utiliza en el interior de las empresas para establecer un vehículo de comunicación entre distintos departamentos o sectores de la misma. Tienen una estructura definida, con una serie de pautas que caben cumplimentarse y tiene como fin dar a conocer distintas normas o circunstancias de importancia que los empleados deben tener en cuenta para el correcto desempeño laboral.
2. Circular:Una circular es un pequeño documento de índole administrativo, que se reparte entre los empleados para que se enteren de un evento en particular.
La circular puede dirigirse a un segmento exclusivo, a un departamento o a todo el personal.
Se trata de un documento breve que encierra en pocas palabras todo un mensaje, a diferencia de algunas circulares que se pueden extender mucho.
3.Cartas comerciales: Es un documento que se ocupa principalmente de asuntos de índole comercial, aunque la carta comercial suele ser postal, hoy en día esta se presenta por e-mail, lo que ha modificado parcialmente su estructura para adaptarse al correo electrónico.
La naturaleza de la carta comercial, es porque puede tratar de temas como:
3.1. Créditos.
3.2. Invitaciones.
3.3. Pedidos.
4. Informes:Los Informes Comerciales permiten obtener información actualizada sobre cualquier empresa, conocer su solvencia, su probabilidad de impago y cualquier otro riesgo que acontezca en el día a día.
Son una herramienta muy útil para seguir de cerca a tus clientes, conocer a tu competencia y llegar así a conclusiones interesantes.
5. Acta: Es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.
6. Aviso: Es una advertencia que se comunica a alguien. Puede tratarse de una señal, concejo o llamado a atención.
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